Kilka prostych sposobów na podniesienie efektywności pracy (dla PMa i nie tylko)

by Jan Szpakowski

Każdy z nas miewa taki dzień (albo tydzień), gdy pracujemy jak szaleni, jednak nasza lista „do zrobienia” wcale się nie skraca. Potrafi to naprawdę poważnie zdemotywować nawet najlepiej zorganizowane jednostki. Jednak sprawa nie jest przegrana, bo nad efektywnością naszych działań możemy popracować. Nie każdy wie, że czasami wystarczy po prostu zmienić nieco sposób myślenia.

Czy znacie prawo Parkinsona? W roboczej interpretacji można je określić tak: praca rozciąga się na czas jaki psychologicznie daliśmy sobie na jej wykonanie. Przykładowo, jeżeli damy sobie tydzień na zadanie, które powinno nam zająć jeden dzień, w naszym odczuciu staje się ono o wiele bardziej skomplikowane, a nawet może urosnąć w naszych oczach do tego stopnia, że stanie się zniechęcające i nie wykonamy go w ciągu tygodnia.

Jest kilka sposobów, których warto spróbować, aby poprawić swoją efektywność i poczuć się lepiej z zadaniami jakie mamy do wykonania, nawet w z tymi najtrudniejszymi.

1. Zapanuj nad zalewem powiadomień

Coraz częściej naukowcy podkreślają, że podzielność uwagi to mit. Większość z nas na pewno to potwierdzi, bo jak skupić się nad przygotowaniem raportu czy innego dokumentu kiedy migające na ekranie powiadomienie ze skrzynki mailowej rozprasza nas, co chwilę? Rozwiązanie jest bardzo proste – zdefiniowanie sobie czasu kiedy sprawdzamy skrzynkę – np. zaraz po przyjściu do pracy – między 8 a 8:30; następnie w okolicach lunchu – około 12:30 i przed samym wyjściem z pracy – o 15:30. Wyłączenie powiadomień o nowych mailach ułatwi skupienie, a jeżeli sprawa jest tak pilna, że nie może poczekać 2 czy 3 godziny – osoba zainteresowana zadzwoni do nas lub podejdzie do naszego pokoju. Przetestujcie takie rozwiązanie przez 2 tygodnie i zobaczcie czy nie będzie Wam łatwiej pracować nad bardziej złożonymi zadaniami. Wersja dla odważnych – zastosowanie tego samego rozwiązania w aplikacjach na telefonie – wyciszyć powiadomienia i wracać do nich dopiero po zakończeniu pracy lub jedynie w określonych godzinach w ciągu dnia.

2. Rozpocznij z zaplanowanym zakończeniem

Prognozuj, wyobrażaj sobie i wiedz co chcesz osiągnąć. Jeśli nie wiemy co jest dokładnie naszym celem nie będziemy w stanie go zrealizować. Prognozowanie celu pozwala nam zwiększyć motywację dla jego osiągnięcia, niejednokrotnie pozwoli nam również skonkretyzować przeszkody jakie możemy napotkać w drodze do celu oraz zweryfikować czy rzeczywiście to, co pierwotnie widzieliśmy jako swój cel, rzeczywiście jest tym, co chcielibyśmy osiągnąć.

3. Zweryfikuj priorytety

Zdarza nam się podejmować pewne decyzje pod wpływem emocji. Jednak kiedy zatrzymamy się na chwilę i zastanowimy ponownie może się okazać, że pewne rzeczy mogą spaść w hierarchii ważności na dalsze miejsca, co zmniejszy ryzyko niepowodzenia w odniesieniu do rzeczy naprawdę ważnych. Pomaga to również w sytuacji kiedy okazuje się, że np. z powodu choroby jednego członka zespołu lub niespodziewanych błędów w dostarczonym rozwiązaniu nasze zasoby zmniejszają się radykalnie i zakres tego co uda nam się zrealizować zdecydowanie nam się kurczy. Do priorytetów musimy zawsze podchodzić elastycznie, można na samym początku podnosić nawet niektóre z priorytetów, by móc je potem zmniejszyć w momencie kiedy musimy dokonywać „cięć”. Taka praktyka na początku może nam naprawdę sporo ułatwić.

4. Zadbaj o narzędzia

Narzędzi wspomagających planowanie pracy i zarządzanie zadaniami jest bardzo wiele. Niestety te nieodpłatne nie zawsze są przyjazne użytkownikowi i pomagają realnie w organizacji codziennej pracy, niejednokrotnie okazują się niewystarczające, by pokryć pełnię naszych potrzeb, a im bardziej złożone zadania i większy zakres projektu tym rozwiązania bazowe przestają się sprawdzać i wystarczać. Nie każdy pracodawca jest zainteresowany finansowaniem swoim pracownikom zaawansowanych rozwiązań za spore pieniądze, gdyż nie traktuje ich jako niezbędnych narzędzi do pracy. Jednak nawet mając do dyspozycji niezbyt zaawansowane narzędzia mamy spore szanse na usprawnienie swojej pracy jeśli będziemy się na regularnie i z konsekwencją wykorzystywać listy rzeczy do realizacji i weryfikować co nam się udało, a z czym sobie nie poradziliśmy i gdzie musimy wciąż pracować nad podniesieniem efektywności swoich działań.

5. Działaj w zespole

W życiu zawodowym (w przeważającej większości przypadków) przyjdzie nam pracować w grupie i wspólnie dążyć do realizacji celu, dlatego pamiętajmy, że monolog to nie dialog – nawet jeśli mamy 1000 pomysłów na minutę warto posłuchać, co mają do powiedzenia koledzy i koleżanki.  Ktoś kiedyś powiedział, że dobra firma powinna być zorganizowaną formą przyjaźni. Trudno się z tym nie zgodzić, jeżeli potrafimy w swoim towarzystwie czuć się dobrze, porozmawiać nawet o najtrudniejszych zadaniach i zmierzyć się w dyskusji o tym, co w pierwszej chwili wydaje się nas zupełnie przerastać – pokonamy każdą przeszkodę i kiedy nie znajdziemy idealnego rozwiązania, poszukamy tego alternatywnego. Dobra współpraca i komunikacja pozwala nam niejednokrotnie zdecydowanie usprawnić nie tylko naszą własną pracę, ale działanie całego zespołu czy firmy. Najważniejsze, by z problemami mierzyć się wspólnie i mieć uszy otwarte na to, co mówią inni.

Praca nad usprawnieniami nigdy się nie kończy – to prawdziwe perpetuum mobile, które napędzane jest naszym dążeniem do jeszcze lepszych efektów pracy, osiąganych mniejszym wysiłkiem. Na tej drodze warto wspierać się prostymi trikami i narzędziami, które przybliżą nas do realizacji celów. Powodzenia!


Antonina, IT Project Manager

W pracy nie ucieka od wyzwań, stara się uczyć od innych i budować pozytywne relacje, by wspólnie osiągać małe i duże sukcesy. W czasie wolnym poszukuje sensu „dolce vita” podróżując w kameralnym, rodzinnym (a czasem i większym) gronie.